第一章 总则

第一条 为规范电子科技大学学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，根据《关于开展“全国学生资助规范管理年”活动的通知》（教材函〔2017〕27号）和《电子科技大学档案管理办法》（校档通知〔2010〕131号）等文件精神，结合学校学生资助工作实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称学生资助档案，是指涉及学生资助的部门在落实资助政策过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录的总称，是落实国家和学校资助政策的重要凭证。

第三条 学生资助档案分为纸质类、电子类。

第二章 档案管理机构及职责

第四条 学校学生资助工作领导小组负责学校学生资助档案工作的指导与检查。学生工作部（处）学生资助管理中心（以下简称资助中心）负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和使用等管理工作，并向学校学生资助工作领导小组汇报资助档案工作的年度实施情况。具体职责如下：

（一）接受相关教育行政部门和档案行政管理部门的业务指导，并依法为相关部门和受助学生等提供档案信息查询服务。

（二）全面负责指导各学院资助业务档案管理工作，进行业务培训、指导、监督和检查，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

（三）督促各学院对本院学生资助档案的接收、保管统计和使用。

（四）针对纸质档案建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜保管；针对电子档案应做好备份，同时确保资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。

（五）对于违反相关档案管理规定的行为，按照有关规定予以处理；涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任。

第五条 学院资助认定工作小组按学校要求落实本单位学生资助档案的管理和保存工作，指定专人负责档案管理。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。其具体职责如下：

（一）严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。

（二）学院学生资助档案管理人员应及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期归档；本学院已毕业学生的学生资助档案，应于学生毕业后3个月内归档。

（三）未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，给受助学生造成损失的，将依照有关规定予以查处。

第三章 归档范围

第六条 资助管理中心档案归档范围

（一）全校资助经费预算及管理。资助专项资金预算文件、资助经费管理、拨付及使用等资料。

（二）各类由教育部、全国资助管理中心下达的资助政策文件。

（三）学院“奖勤助贷补”等资助项目学生初审名册，校内公示结果及投诉处理情况。

（四）学生资助诚信档案，范围涵盖学生个人缴费、贷款、受助等诚信状况信息。

（五）检查学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉，资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料。

（六）学校资助育人工作的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。

（七）其他资助工作需保存的材料。

第七条 学院档案归档范围

（一）“奖助勤贷补”及家庭经济困难学生认定等初审材料。

（二）学生资助诚信档案，包括学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息。

（三）公示结果及学生、群众投诉处理记录，信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。

（四）反映资助育人工作的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。

（五）其他资助工作需保存的材料。

第四章 附则

第八条 本办法由学生工作部负责解释。

第九条本办法自印发之日起施行。